Collaborating Across Borders VIII Conference 2023 – Proposed Conference Hosting Selection and Guidelines

Collaborating Across Borders (CAB) is the premier interprofessional education and collaborative practice conference in the Americas. CAB links educators, researchers, practitioners, students and patients from Canada, the United States and internationally in essential discussions around interprofessional health care education, practice, leadership and policy in the Americas.

CAB VIII in 2021 was postponed due to COVID-19. The new date is now Spring of 2023 (mid-May to first week of June). Any institution applying to host CAB VIII must select dates within that month and year. A planning committee with members from CIHC and AIHC has begun some initial planning.

The responsibility of the institutional host is to collaborate with members of the CIHC and AIHC CAB planning committees to determine core activities needed to deliver the conference.  Core activities include, but are not limited to, conference space (meeting space, exhibit hall, internet access, insurance, etc.), lodging contracts, transportation, planning costs (teleconference calls, travel, etc.), meeting administrative costs, audiovisual equipment and technicians, reception,
food and beverages, conference marketing (brochures, advertising, conference Web site, etc.), speaker costs (travel, honoraria, etc.), miscellaneous expenses, continuing education, and additional core activities agreed upon by the CAB planning committees.

Process
Interested institutions should submit a proposal (3 page maximum) that follows the guidelines below. Please submit your proposal via email to cihc.cpis@gmail.com by October 1, 2021.

Guidelines for submission
Proposal must outline:

• Description of host institution
  
  • Outline the showcase potential of IPE/IPC for host institution
    
  • Demonstrate the host’s commitment to hosting the conference (e.g. letter of support from senior administration at institution)
    
  • Name and title of person who represents the host institution
    

• Description of conference venue and accommodations
  
  • location in the city
    
  • conference venue capacity and services
    
  • conference accommodation capacity
    
  • proximity to airport and attractions
    
  • proximity to hotels and ease of access (i.e. public transport, walking distance)
    

• Planning infrastructure
  
  • Outline the experience and expertise of conference planning supports available (internal team or contract to external vendor)
    
  • Proposed budget- a detailed budget is not expected, however since the host institution is responsible for creating the core budget, the host must demonstrate to CIHC that they have the ability to manage this responsibility.  
    

Collaborating Across Borders (CAB) est la conférence incontournable sur la formation interprofessionnelle et la pratique en collaboration dans les Amériques. CAB rassemble éducateurs, chercheurs, praticiens, étudiants et patients du Canada, des États-Unis et du monde entier pour des discussions essentielles sur la formation interprofessionnelle en santé, la pratique, le leadership et les politiques dans les Amériques.

CAB VIII 2021 a été annulée en raison de la pandémie de COVID-19. La nouvelle date ciblée est la 3e semaine de mai ou la première semaine de juin 2023. Toute institution soumettant une proposition en tant qu’hôte de CAB VIII doit choisir un temps durant cette période. Un comité de programme incluant des membres de CPIS et AIHC  a entrepris le travail de planification.

La responsabilité de l'institution hôte est de collaborer avec les membres des comités de planification du CAB de l'CPIS et de l'AIHC afin de déterminer les activités principales nécessaires à la tenue de la conférence. Les activités principales incluent, sans toutefois s'y limiter, les espaces de conférence (salle de réunion, salle d'exposition, accès Internet, assurance, etc.), les contrats d'hébergement, les frais de transport, les coûts reliés à la planification (téléconférences, déplacements, etc.), les frais administratifs de réunion, les services audiovisuels incluant équipements et techniciens, la réception de bienvenue, les aliments et boissons, marketing de conférence (brochures, publicité, site Web de conférence) etc.), frais de conférencier (déplacements, honoraires, etc.), frais divers, crédits de formation continue et les activités de base supplémentaires déterminées par les comités de planification du CAB.

Processus
Les institutions intéressées doivent soumettre une proposition (3 pages maximum) qui suit les consignes ci-dessous. Veuillez soumettre votre proposition par courriel à cihc.cpis@gmail.com avant le 1 octobre 2021.

Consignes pour la soumission
La proposition doit préciser:

• Description de l'institution d'accueil
  
  • Décrire le potentiel de démonstration d'FIP / CIP de l'institution hôte
    
  • Démontrer l’engagement de l’institution organisatrice d’accueillir la conférence (ex : lettre d’appui de la haute direction de l’établissement)
    
  • Nom et titre de la personne qui représente l'institution hôte
    

• Description du lieu de la conférence et de l'hébergement
  
  • emplacement dans la ville
    
  • capacité et services du site de la conférence
    
  • capacité d'hébergement du site
    
  • proximité de l'aéroport et des attractions touristiques
    
  • proximité des hôtels et facilité d’accès (transports en commun, distance de marche)
    

• Infrastructure de planification
  
  • Décrire l'expérience et l'expertise des supports de planification de conférence disponibles (ex : équipe interne ou contrat avec un fournisseur externe)
    
  • Budget proposé - un budget détaillé n'est pas exigé. Toutefois, l'institution hôte étant responsable de la préparation du budget de base, l'hôte doit démontrer au CPIS qu'elle est capable d’assumer cette responsabilité.